I.
Po co zakładać spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to najpopularniejszy typ spółki handlowej w Polsce. Umożliwia bowiem prowadzenie działalności gospodarczej z ograniczeniem ryzyka finansowego dla udziałowców do wysokości wkładu wniesionego w biznes, ponieważ jako spółka typu kapitałowego nie wiąże się z osobistą odpowiedzialnością wspólników za jej długi. Jednocześnie, nie stawia przed wspólnikami tylu wymogów i obostrzeń co spółka akcyjna. Z tego względu osoby rozważające rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej lub szukające alternatywy dla prowadzenia jej na podstawie wpisu do CEIDG powinny uważnie przyjrzeć się właśnie tej formie prowadzenia działalności.
Spółka prawa handlowego to jedna z form prowadzenia działalności gospodarczej. Spółki osobowe stanowią sposób na połączenie sił przez kilka (co najmniej dwie) osób pragnących współpracować. Z kolei spółki kapitałowe – w tym spółka z o.o. – może zostać założona i prowadzona nawet przez jedną osobę.
Poprzez założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powołujemy do życia osobę prawną – podmiot, który jest prawnie odrębny od swoich właścicieli (lub właściciela) i samodzielnie odpowiada za swoje zobowiązania. Jak już wspomniano powyżej i jak wskazuje nazwa spółki z o.o., odpowiedzialność wspólników za jej zobowiązania jest ograniczona wyłącznie do wartości wkładu (gotówki lub innych aktywów) wniesionego do spółki przy jej zakładaniu lub zwiększania wartości kapitału zakładowego. Jeżeli np. inwestycja nie powiedzie się i spółka będzie zobowiązana do spłaty długu, wkład ten może zostać upłynniony na ich zaspokojenie, ale wierzyciele spółki nie będą mogli domagać się spłaty jej wierzytelności z osobistych majątków wspólników. Łączna wartość wkładów od wszystkich wspólników nie może być niższa od pięciu tysięcy złotych – tyle wynosi bowiem minimalna wysokość kapitału zakładowego sp. z o.o., choć oczywiście może być ona wyższa, jeżeli chcemy, aby np. spółka była bardziej wiarygodnym partnerem dla potencjalnych kontrahentów.
Kapitał zakładowy spółki stanowi jej finansową bazę i to on określa, jaką wartość nominalną mają udziały poszczególnych wspólników. Przy utworzeniu sp. z o.o. najczęściej zakłada się podział kapitału zakładowego na określoną liczbę udziałów o równej wartości, nie niższej niż 50 złotych. Przykładowo, kapitał zakładowy wynoszący 100.000 zł może dzielić się sto, tysiąc czy dwa tysiące udziałów, o wartości odpowiednio 1.000 zł, 100 zł lub 50 zł każdy. W takim modelu udziały te są niepodzielne – wspólnik nie może podzielić jednego udziału o wartości 100 zł i np. darować małżonkowi jego połowy o wartości 50 zł, ale jeżeli posiada więcej niż jeden udział oczywiście może rozporządzać nimi niezależnie od siebie i np. darować małżonkowi dziesięć z dwudziestu posiadanych przez siebie udziałów o wartości nominalnej 100 złotych każdy. Możliwe jest również ustalenie, że każdy wspólnik w spółce z o.o. może posiadać w niej tylko jeden udział – wówczas wartości nominalne udziałów poszczególnych wspólników mogą się między sobą różnić, w zależności od wkładu wniesionego do spółki przez danego udziałowca. Jeden może posiadać udział o wartości 1000 zł, a dwóch pozostałych – o wartości 2000 zł każdy.
Sprawami spółki z o.o. kieruje zarząd, w którego skład mogą, ale nie muszą, wchodzić jej wspólnicy. Zarząd reprezentuje spółkę na zewnątrz i działa w jej imieniu, dlatego jego odpowiedzialność za jej długi jest większa niż w przypadku samych wspólników. Jeżeli spółka zaciągnie dług, którego nie będzie w stanie spłacić, wierzyciele mogą zwrócić się do członka jej zarządu, chyba, że ten w odpowiednim czasie złożył wniosek o ogłoszenie bankructwa spółki. Członek zarządu może się uwolnić od osobistej odpowiedzialności za długi spółki również na inne sposoby, ale co do zasady najważniejsza jest jego czujność i bieżąca dbałość o stan finansów przedsiębiorstwa. Mimo wspomnianego wcześniej braku odpowiedzialności wspólnika za długi jego spółki, jeżeli to udziałowiec spółki pełni funkcję w jej zarządzie, odpowiada jak każda inna osoba na tym stanowisku na wskazanych wyżej zasadach.
II.
Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Kiedy już zdecydujemy, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest odpowiednią dla nas formą prowadzenia działalności, przychodzi pora na przygotowanie potrzebnych dokumentów i zarejestrowanie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Na start, oprócz pomysłu na biznes i ewentualnych wspólników, potrzebujemy co najmniej pięciu tysięcy złotych w gotówce lub aktywów niepieniężnych o takiej wartości oraz nazwy (czyli firmy) dla naszej spółki. Wtedy możemy przystąpić do przygotowania aktu założycielskiego, lub umowy spółki, jeżeli zakładamy ją wspólnie z innymi osobami i nie będziemy jedynym wspólnikiem. Powinien on zostać sporządzony w formie aktu notarialnego i oprócz wyżej wskazanych danych o wysokości kapitału zakładowego i firmie zawierać również informacje o:
- przedmiocie działalności spółki,
- miejscowości, w której mieścić się będzie jej siedziba (dokładnego adresu nie tylko nie musimy, ale wręcz nie powinniśmy uwzględniać w akcie założycielskim czy umowie spółki – wtedy każda jego zmiana nie będzie się wiązać z wysokimi kosztami notarialnymi zmiany jej treści),
- tym, czy każdy udział w spółce będzie mieć równą wartość i czy w związku z tym wspólnicy będą mogli mieć więcej niż jeden udział w spółce,
- liczbie i wartości nominalnej udziałów każdego ze wspólników,
- czasie trwania spółki, jeżeli zdecydujemy się założyć spółkę na określony czas (choć zazwyczaj spółki zakładane są na czas nieokreślony).
Oczywiście powyższa lista nie wyczerpuje zagadnień, które można uregulować w akcie założycielskim czy umowie spółki. Wiele przepisów Kodeksu Spółek Handlowych dotyczących spółki z o.o. ma charakter względnie obowiązujący – co znaczy, że znajdują zastosowanie jeżeli wspólnicy w umowie czy akcie założycielskim spółki nie zdecydują inaczej. Część przepisów o sp. z o.o. jest jednak bezwzględnie obowiązująca, określając nienaruszalne reguły działania tego rodzaju podmiotu. Takimi regułami są np. wskazana wyżej niepodzielność udziału w przypadku ustalenia, że każdy udział ma mieć równą wartość czy wspomniane zasady odpowiedzialności zarządu za zobowiązania spółki.
W umowie spółki można np. określić czy któremuś ze wspólników mają być przyznane szczególne uprawnienia lub korzyści (np. więcej głosów przypadających na udział w głosowaniu uchwał zgromadzenia wspólników lub prawo do większego udziału w zyskach spółki) albo czy na któregoś ze wspólników mają być nałożone jakieś dodatkowe obowiązki wobec spółki (np. pracy na jej rzeczy lub użyczania spółce swojej nieruchomości). Można również zobowiązać wspólników do wnoszenia na rzecz spółki dodatkowych dopłat w określonych warunkach, proporcjonalnie do ich udziałów, albo przygotować w ramach planowanego rozwoju przedsiębiorstwa na etapie tworzenia spółki docelowe podwyższenie jej kapitału zakładowego, co usprawni później proces dokapitalizowania. Umowa spółki może uzależniać możliwość zbywania udziałów przez wspólnikiem od udzielenia zgody przez zarząd lub pozostałych wspólników spółki, ewentualnie przyznać im prawo pierwszeństwa w razie chęci dokonania sprzedaży, jeżeli udziałowcy chcą w ten sposób mieć wpływ na zachowanie osobistego charakteru ich wspólnego przedsięwzięcia.
Z chwilą zawarcia umowy spółki z o.o. powstaje jej pośrednia forma – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Na tym etapie spółka może już zaciągać w swoim imieniu zobowiązania i być podmiotem praw, np. stroną umowy rachunku bankowego lub najmu nieruchomości, ale nie jest jeszcze osobą prawną, więc za jej zobowiązania odpowiadają również osoby działające w jej imieniu. Następnie wspólnicy nowopowstałej spółki powinni wnieść do niej umówione wkłady i – jeżeli nie określa tego umowa – powołać jej zarząd oraz ewentualnie nieobowiązkową (poza spółkami, w których kapitał zakładowy jest wyższy niż 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu) radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
Kolejnym krokiem jest złożenie do właściwego miejscowo sądu gospodarczego wniosku o zarejestrowanie spółki. Do wniosku, oprócz umowy spółki, trzeba załączyć przygotowane zawczasu:
- oświadczenie członków zarządu spółki, że wkłady wspólników zostały wniesione w całości,
- zgody członków zarządu na ich powołanie do tego organu spółki (oprócz osoby, która jako członek zarządu podpisuje wniosek do KRS lub udzieliła do tego pełnomocnictwa, która wyraziła zgodę na powołanie w protokole ze zgromadzenia wspólników powołującego ją do zarządu lub która wyraziła zgodę w umowie spółki) wraz z ich adresami do doręczeń lub wskazaniem pełnomocnik do doręczeń, jeżeli ten adres znajduje się poza obszarem UE,
- podpisaną przez zarząd listę wspólników spółki z podaniem liczby i wartości nominalnej ich udziałów,
- dowód powołania samego zarządu (jeżeli nie wynika to z umowy spółki) – np. uchwałę wspólników,
- listę obejmującą nazwiska i imiona (albo nazwę i siedzibę) oraz adresy do doręczeń osób uprawnionych do powołania zarządu – w przypadku spółki z o.o. najczęściej będą to dane wszystkich udziałowców spółki (mimo, że w wielu przypadkach osoby wymienione na tej liście będą tożsame z osobami wymienionymi wcześniej na liście wspólników, aby uniknąć komplikacji przed sądem rejestrowym najlepiej zrobić to dwoma odrębnymi dokumentami – w tym przypadku bowiem chodzi o ochronę przed funkcjonowaniem „spółek bez zarządu”, co istotnie utrudnia obrót gospodarczy).
Sam wniosek powinien wskazywać:
- nazwę (firmę), siedzibę i adres spółki,
- przedmiot jej działalności,
- wysokość kapitału zakładowego,
- informację o tym czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz zasady reprezentowania spółki na zewnątrz,
- nazwiska i imiona członków ewentualnej rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli została powołana,
- ewentualny fakt, że wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- oznaczenie czasopisma przeznaczonego do ogłoszeń spółki, jeżeli umowa spółki je wskazuje.
Zgłoszenie do sądu spółki jednoosobowej powinno również zawierać nazwisko i imię (albo nazwę i siedzibę) oraz adres jedynego wspólnika, a także wyraźne oznaczenie, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.
Nie należy zapominać o opłaceniu rejestracji spółki oraz umieszczeniu obowiązkowego ogłoszenia o rejestracji spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Z kolei numer NIP i REGON spółka otrzyma po rejestracji automatycznie, bez potrzeby składania dodatkowych wniosków.
Proces rejestracji spółki z o.o. może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Po jej zarejestrowaniu pozostaje nam tylko dokonać ewentualnych niezbędnych czynności urzędowych, np. przesłania do urzędu skarbowego tak zwanych „danych uzupełniających” (wskazania podmiotu prowadzącego księgowość spółki, jeżeli będziemy zlecać to „na zewnętrz” spółki, podania numerów rachunków bankowych, przewidywanej liczby pracowników i miejsc prowadzenia działalności) czy zgłoszenia spółki jako płatnika podatku VAT. Musimy również pamiętać o zgłoszeniu w ZUS ewentualnych pracowników spółki.
III.
Założenie spółki z o.o. krok po kroku
Aby założyć spółkę z o.o. krok po kroku należy:
- Określić swój pomysł na biznes i zebrać osoby chętne do współpracy jako wspólnicy – chyba, że zamierzamy prowadzić spółkę jednoosobową,
- Przygotować aktywa o wartości co najmniej 5.000 zł na wkład do kapitału zakładowego spółki,
- Wybrać nazwę spółki,
- Przygotować umowę lub akt założycielski spółki, dostosowując ją do naszego pomysłu na biznes i założonego modelu współpracy pomiędzy wspólnikami,
- Zawrzeć umowę spółki lub sporządzić jej akt założycielski przed notariuszem,
- Wnieść wynikające z umowy lub aktu założycielskiego spółki wkłady,
- Powołać zarząd (i ewentualnie radę nadzorczą lub komisję rewizyjną) spółki, jeżeli nie został powołany wcześniej w umowie lub akcie założycielskim spółki,
- Przygotować oświadczenie członków zarządu spółki, że wkłady wspólników zostały wniesione w całości, ich zgody na powołanie do zarządu, podpisaną przez nich listę wspólników oraz listę osób uprawnionych do powołania zarządu,
- Złożyć do sądu rejestrowego opłacony wniosek o rejestrację wraz z wymaganymi załącznikami,
- Oczekiwać od kilku dni do kilku tygodni na zarejestrowanie spółki i dokonać ewentualnych dodatkowych zgłoszeń do ZUS oraz właściwego urzędu skarbowego.
IV.
Czy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć przez internet?
Częściowo alternatywnie do opisanego wyżej modelu spółkę z o.o. można założyć przez internet, o ile wszyscy wspólnicy oraz potencjalni członkowie zarządu dysponują profilami zaufanymi na platformie ePUAP lub kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Zakładanie spółki w ten sposób jest szybsze i tańsze – oszczędzamy chociażby na kosztach sporządzenia aktu notarialnego, a rejestracja spółki zajmuje kilka dni – choć pozbawiamy się w ten sposób np. możliwości pokrycia wkładów w spółce aktywami niepieniężnymi czy dopasowania umowy spółki do naszych potrzeb, ta będzie bowiem wygenerowana w oparciu o domyślny szablon, który oczywiście później możemy zmienić, tak jak każdą umowę spółki.